§ 1. Formål
Forretningsordenen uddyber de bestemmelser, der er givet i forbundets vedtægter § 14, stk. 3, jvf. §§ 17, 19, 20 og 21 (afdelinger) og § 22 (repræsentanter).
§ 2. Konstituering
1. Indtil Hovedbestyrelsen (HB) har konstitueret sig efter valg på landsmødet fortsætter de tidligere som hhv. næstformand og kasserer valgte, såfremt de er genvalgt til HB og ikke er valgt som lands-formand.
2. Umiddelbart efter landsmødet indkalder den nyvalgte landsformand til kandidater til hhv. næstfor-mand og kasserer.
3. Det konstituerende møde i HB holdes senest 4 uger efter landsmødet.
4. På det konstituerende møde fremlægges kandidatliste. Under ledelse af landsformanden foretages afstemning om hver post for sig, idet landsformanden forinden hver afstemning skaffer oplysning om, hvorvidt de foreslåede er villige til valg. Der er mulighed for at fremsætte yderligere forslag til kandidater under mødet. Valgene afgøres ved almindeligt stemmeflertal.
§ 3. Forretningsudvalget
1. Forretningsudvalgets (FU) opgave er at aflaste HB i sager af ikke-principiel karakter. Uopsættelige sager af principiel karakter eller uopsættelige sager med stor økonomisk konsekvens skal sendes til høring i HB, inden beslutning træffes. FU kan kun ændre beslutninger taget i HB, når der foreligger ændrede forudsætninger eller nye oplysninger, og i sådanne tilfælde sendes sagen så vidt muligt også til høring i HB.
2. FU sammensættes af tre HB-medlemmer med landsformand, næstformand og kasserer som fødte medlemmer.
3. FU er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i dets møde.
4. Referater fra FU-møder skal udsendes til HB's medlemmer senest 2 uger efter mødets afholdelse.
§ 4. Udvalg under HB
1. Budgetudvalget (BU) har som arbejde at udarbejde og følge op på forbundets budget. BU består som minimum af kasserer og regnskabschef. Kassereren er født formand for udvalget.
2. Cyklisters redaktion rådgiver og bistår chefredaktøren og redaktøren af medlemsbladet. I redaktio-nen skal der sidde 2 medlemmer udpeget af redaktøren og 2 medlemmer udpeget af HB, (hvoraf mindst ét medlem fra HB). HB godkender den samlede redaktion.
3. Der kan desuden nedsættes andre udvalg og projektgrupper under HB. Udvalgets eller projektgrup-pens arbejds- og kompetenceområde skal beskrives.
4. Beslutningsreferater fra udvalgene kan bringes på hjemmesiden. Udgående post skal lægges til journalisering og al korrespondance skal arkiveres, så den er let tilgængelig.
5. Til brug for HB's beretning på landsmødet og det første HB-møde efter landsmødet fremstiller for-bundets udvalg og projektgrupper en rapport om deres arbejde og indsender denne i august måned. I forbindelse hermed samt forud for første HB møde efter landsmødet tilkendegiver udvalg og pro-jektgrupper hvilke medlemmer, de består af og om disse ønsker at fortsætte. Samtidig oplyses navn på formand eller projektleder for henholdsvis udvalget eller projektgruppen.
Hvert udvalg eller projektgruppe fordeler selv arbejdet blandt dets medlemmer. Ved uoverens-stemmelser i udvalgene kan HB mægle.
6. Udvalg og projektgrupper under HB kan hvert år ved årsskiftet søge om en rammebevilling til dæk-ning af udgifter.
§ 5. Eksterne repræsentanter
1. Til brug for HB's beretning på landsmødet og det første HB-møde efter landsmødet fremstiller for-bundets eksterne repræsentanter en rapport om deres virke og eventuelle resultater i forbindelse med deres eksterne arbejde og indsender den i august måned.
2. Efter HB's konstituering udpeges forbundets eksterne repræsentanter for det følgende år.
§ 6. Kompetence
1. HB træffer nærmere afgørelse om uddelegering af arbejde og ansvar til afdelinger, repræsentanter og udvalg.
Udvalg og projektgrupper nedsat af HB samt eksterne repræsentanter, som beskæftiger sig med sa-ger af betydning for lokalområder, i hvilke der findes afdelinger eller repræsentanter, skal forhøre sig om de pågældende afdelinger/repræsentanters synspunkter og må ikke handle i strid med disse. Eventuelle tvister mellem landsdækkende udvalg og afdelinger/repræsentanter afgøres i HB.
2. Afdelingers og repræsentanters henvendelse til centrale offentlige myndigheder skal forinden fore-lægges HB. Henvendelse til lokale myndigheder og statslige myndigheders lokale repræsentanter om lokale spørgsmål besluttes af afdelinger og repræsentanter.
Afdelinger og repræsentanter kan fremføre synspunkter over for lokale myndigheder i tilgrænsende områder, hvor Dansk Cyklist Forbund ikke er repræsenteret. Dette skal dog være efter aftale med HB, bl.a. for at undgå dobbelthenvendelser.
3. FU udpeger personer, der repræsenterer forbundet ved møder med centrale offentlige myndigheder (ministerier, styrelser og lign.) og samarbejdspartnere. Det tilstræbes at alle, der arbejder med om-rådet, orienteres og får mulighed for at søge om deltagelse. Afslag skal begrundes.
4. Ved behandling af større sager og ved ændringer i Cyklistforbundets politik på væsentlige områder skal de aktive inddrages i debatten.
§ 7. HB's møder
1. Mødeplan Der afholdes mindst 4 møder i HB pr år. På første ordinære HB-møde vedtager HB en mødeplan, som bringes på hjemmesiden.
2. Dagsorden Forslag til dagsordenspunkter skal være skriftlige og sendes til sekretariatet i rimelig tid, inden dagsordenen skal udsendes. Sekretariatet/landsformanden udfærdiger den endelige dagsorden og udsender denne, inkl. bilag til mødet, senest til weekenden før mødet. Dagsordenen skal indeholde følgende faste punkter: - Valg af dirigenter - Godkendelse af dagsorden - Godkendelse af referat fra seneste HB-møde - Opfølgningspunkter fra seneste møde - Orientering fra direktør og landsformand - Øvrige meddelelser - Økonomi - Eventuelt - Opfølgningspunkter fra dette møde
Udskudte sager fra forrige møde optages på dagsordenen. Hvis der på HB-mødet fremkommer sager af hastende karakter, kan disse optages til beslutning, selv om de ikke fremgår af den udsendte dagsorden.
3. Mødets afvikling Afbud til HB-møder skal meddeles til sekretariatet. Ved mødets afslutning gøres der status over de punkter, der må overføres til næste møde. HB-møderne kan overværes af de aktive, med mindre andet besluttes. Suppleanterne kan deltage i mø-derne på lige fod med HB-medlemmer, men har dog ikke stemmeret.
Kun tilstedeværende HB-medlemmer kan deltage i afstemninger. Fraværende HB-medlemmer og suppleanter kan indgive skriftlige kommentarer til dagsordenens punkter. Ved HB's behandling af vigtige sager, der er forberedt af udvalg, projektgruppe eller andre, bør den eller de, der har forbe-redt sagen, være repræsenteret på mødet.
4. Referat Der udfærdiges referat efter flg. retningslinier: a. Præsentation af problemstillinger, herunder referencer. b. Præsentation af væsentlige synspunkter i sagsbehandlingen. c. Præsentation af beslutning, herunder reference til personer, udvalg eller lignende, der skal ef-fektuere beslutningen. d. Referatet udfærdiges således, at det også er brugbart for personer udenfor HB. Referatet tjek-kes af med landsformanden inden mangfoldiggørelse og udsendes til HB senest 7 dage efter det afholdte HB-møde med 7 dages frist for kommentarer. e. Sager af uopsættelig karakter kan afgøres per e-post.
§ 8. Budget og bevillinger
1. Budgettet godkendes af HB efter oplæg fra BU. I forbindelse med budgetgodkendelse giver HB sam-tidig bevilling til de budgetposter, der vedrører den daglige drift.
2. HB har den overordnede bevillingskompetence. FU kan bevilge til alle indenfor rammerne af § 3. BU får budget fra HB og bemyndiges til at bevilge herfra til afdelinger, repræsentanter, udvalg og pro-jektgrupper. Kassereren kan mellem møderne bevilge på budgetudvalgets vegne. Sekretariatet vare-tager løbende indkøb af varer til videresalg. FU godkender projekter for produktion af egne varer.
3. Når der gives bevilling til et givent formål, skal der ved en særlig bevillingsblanket eller lignende gives besked til regnskabschefen om den givne bevilling. Bevilling kan også bestå i en udtalelse i et forudgående HB- eller FU-mødereferat.
4. HB orienteres om budgettets status på HB-møderne.
§ 9. Månedsbrev og dialogforum
1. Der udgives et månedsbrev ca. 8 gange årligt. Månedsbrevet sendes på e-post til alle aktive i Cyklist-forbundet. Månedsbrevet har som formål at informere om, hvad der foregår i Cyklistforbundet og på sekretariatet.
2. Der oprettes dialogfora på nettet, hvor alle emner kan diskuteres på tværs af organisationen.
§ 10. Informationsmateriale
Aktivlisten, der en gang hvert andet år udsendes til alle aktive i Dansk Cyklist Forbund, indeholder en oversigt over aktive fordelt på afdelinger og repræsentanter, samt udvalg, projektgrupper, eksterne re-præsentanter og andre tillidsposter.
§ 11. Nye afdelinger
FU varetager kontakt med personer, der ønsker at oprette nye afdelinger. Ved oprettelse af en afdeling indkaldes skriftligt alle medlemmerne i afdelingens virkeområde til den stiftende generalforsamling. I den stiftende generalforsamling deltager så vidt muligt et medlem af FU.
§ 12. Lokale repræsentanter
1. HB kan, jf. vedtægternes § 22, udpege lokale repræsentanter. I praksis varetages denne opgave af FU. De lokale repræsentanter varetager forbundets interesser i en kommune, hvor der ikke i forvejen er en afdeling.
2. De lokale repræsentanter skriver og indsender en årsrapport inden udgangen af august måned. De inviteres endvidere til at deltage i Landsmødet.
§ 13. Temamøder/seminarer
HB foranlediger, at der afholdes længerevarende temamøder/seminarer om aktuelle emner efter behov. Udgifterne afholdes af forbundet. § 14. Ændringer i forretningsorden Ændringer af forretningsordenen vedtages af HB, efter at forslag herom er optaget på dagsordenen og udsendt med denne.
Vedtaget af Hovedbestyrelsen 5. februar 2011. Forretningsordenen afløser den hidtidige af 30. januar 2010.