Foto: Cyklistforbundet / Mikkel Østergaard

0
147

Forretningsorden

Forretningsordenen for Cyklistforbundet.

§ 1. Formål

Forretningsordenen uddyber de bestemmelser, der er givet i forbundets vedtægter § 14, stk. 3, jvf. §§ 17, 19, 20 og 21 (afdelinger) og § 22 (repræsentanter).

§ 2. Konstituering

1. Indtil Hovedbestyrelsen (HB) har konstitueret sig efter valg på landsmødet fortsætter de tidligere som hhv. næstformand og kasserer valgte, såfremt de er genvalgt til HB og ikke er valgt som landsformand.

2. Umiddelbart efter landsmødet inviterer den nyvalgte landsformand kandidater til næstformand og kasserer. Der gives i den forbindelse en jobbeskrivelse og en angivelse af forventet tidsforbrug.

3. Det konstituerende møde i HB holdes senest 4 uger efter landsmødet.

4. På det konstituerende møde fremlægges kandidatliste. Under ledelse af landsformanden foretages afstemning om hver post for sig, idet landsformanden forinden hver afstemning skaffer oplysning om, hvorvidt de foreslåede er villige til valg. Der er mulighed for at fremsætte yderligere forslag til kandidater under mødet. Valgene afgøres ved almindeligt stemmeflertal.

§ 3. Udvalg under HB

1. Budgetudvalget (BU) har som arbejde at udarbejde og følge op på forbundets budget. BU består som minimum af kasserer og regnskabschef. Kassereren er født formand for udvalget.

2. Der kan desuden nedsættes andre udvalg og projektgrupper under HB. Udvalgets eller projektgruppens arbejds- og kompetenceområde skal beskrives.

3. Beslutningsreferater og anden information fra udvalgene kan bringes på hjemmesiden.

4. Til brug for HB's beretning på landsmødet og det første HB-møde efter landsmødet fremstiller forbundets udvalg og projektgrupper en rapport om deres arbejde og indsender denne i august måned. I forbindelse hermed samt forud for første HB møde efter landsmødet tilkendegiver udvalg og projektgrupper, hvilke medlemmer de består af, og om disse ønsker at fortsætte. Hvert udvalg eller projektgruppe fordeler selv arbejdet blandt dets medlemmer. Ved uoverensstemmelser i udvalgene kan HB mægle.

5. Udvalg og projektgrupper under HB kan hvert år ved årsskiftet søge om en rammebevilling til dækning af udgifter.  

§ 4. Eksterne repræsentanter

1. Til brug for HB's beretning på landsmødet og det første HB-møde efter landsmødet fremstiller for-bundets eksterne repræsentanter en rapport om deres virke og eventuelle resultater i forbindelse med deres eksterne arbejde og indsender den i august måned.

2. Efter HB's konstituering udpeges forbundets eksterne repræsentanter for det følgende år.

§ 5. Kompetence

1. HB træffer nærmere afgørelse om uddelegering af arbejde og ansvar til afdelinger, repræsentanter og udvalg.

Udvalg og projektgrupper nedsat af HB samt eksterne repræsentanter, som beskæftiger sig med sager af betydning for lokalområder, i hvilke der findes afdelinger eller repræsentanter, skal forhøre sig om de pågældende afdelinger/repræsentanters synspunkter og må ikke handle i strid med disse. Eventuelle tvister mellem landsdækkende udvalg og afdelinger/repræsentanter afgøres i HB.

2. Afdelingers og repræsentanters henvendelse til centrale offentlige myndigheder skal forinden forelægges sekretariatet. Henvendelse til lokale myndigheder og statslige myndigheders lokale repræsentanter om lokale spørgsmål besluttes af afdelinger og repræsentanter.

Afdelinger og repræsentanter kan fremføre synspunkter over for lokale myndigheder i nabokommunerne, hvor Dansk Cyklist Forbund ikke er repræsenteret. Dette skal dog være efter aftale med sekretariatet, bl.a. for at undgå dobbelthenvendelser.

3. Ved behandling af større sager og ved ændringer i Dansk Cyklist Forbunds politik på væsentlige områder skal de aktive inddrages i debatten.

§ 6. HB's møder

1. Mødeplan 
    Der afholdes mindst 4 møder i HB pr år. På første ordinære HB-møde vedtager HB en mødeplan, som bringes på hjemmesiden.

2. Dagsorden
Forslag til dagsordenspunkter skal være skriftlige og sendes til direktøren og/eller landsformanden i rimelig tid, inden indkaldelsen skal udsendes. Landsformanden udarbejder sammen med direktøren et forslag til dagsorden, som udsendes med anmodning om bemærkninger, inden den endelige dagsorden inklusiv bilag udsendes senest til weekenden før mødet. Dagsordenen skal indeholde følgende faste punkter: 

-          Valg af dirigenter
-          Godkendelse af dagsorden
-          Godkendelse af referat fra seneste HB-møde
-          Opfølgningspunkter fra seneste møde
-          Orientering fra direktør og landsformand
-          Øvrige meddelelser
-          Styrkelse af afdelinger
-          Økonomi
-          Eventuelt
-          Opfølgningspunkter fra dette møde

Udskudte sager fra forrige møde optages på dagsordenen. Hvis der på HB-mødet fremkommer sager af hastende karakter, kan disse optages til beslutning, selv om de ikke fremgår af den udsendte dagsorden.

3. Mødets afvikling
Afbud til HB-møder skal meddeles til sekretariatet. Ved mødets afslutning gøres der status over de punkter, der må overføres til næste møde. HB-møderne kan overværes af de aktive, medmindre andet besluttes. Suppleanterne kan deltage i møderne på lige fod med HB-medlemmer, men har dog ikke stemmeret.

Kun tilstedeværende HB-medlemmer kan deltage i afstemninger. Fraværende HB-medlemmer og suppleanter kan indgive skriftlige kommentarer til dagsordenens punkter. Ved HB's behandling af vigtige sager, der er forberedt af udvalg, projektgruppe eller andre, kan den eller de, der har forberedt sagen, være repræsenteret på mødet under det behandlede punkt.

4. Referat
Der udfærdiges referat efter flg. retningslinjer:  

-          Præsentation af problemstillinger, herunder referencer.
-          Præsentation af væsentlige synspunkter i sagsbehandlingen.
-          Præsentation af beslutning, herunder reference til personer, udvalg eller lignende, der skal effektuere beslutningen.
-          Referatet udfærdiges således, at det også er brugbart for personer uden for HB. Referatet tjekkes af med formanden inden mangfoldiggørelse og udsendes til HB
           senest 7 dage efter det afholdte HB-møde med 7 dages frist for kommentarer.
-          Sager kan afgøres per e-post.

§ 7. Budget og bevillinger

1. Budgettet godkendes af HB efter oplæg fra BU. I forbindelse med budgetgodkendelse giver HB samtidig bevilling til de budgetposter, der vedrører den daglige drift.

2. HB har den overordnede bevillingskompetence. BU får budget fra HB og bemyndiges til at bevilge herfra til afdelinger, repræsentanter, udvalg og projektgrupper. Kassereren kan mellem møderne bevilge på budgetudvalgets vegne. Sekretariatet varetager løbende indkøb af varer til videresalg.

3. Når der gives bevilling til et givent formål, skal der ved en særlig bevillingsblanket eller lignende gives besked til regnskabschefen om den givne bevilling. Bevilling kan også bestå i en udtalelse i et forudgående HB-mødereferat.

4. HB orienteres om budgettets status på HB-møderne.

§ 8. Informationsmateriale

Aktivlisten indeholder en oversigt over aktive fordelt på afdelinger og repræsentanter, samt udvalg, projektgrupper, eksterne repræsentanter og andre tillidsposter. Aktivlisten offentliggøres på hjemmesiden.

§ 9. Nye afdelinger

Ved oprettelse af en afdeling indkaldes skriftligt alle medlemmerne i afdelingens virkeområde til den stiftende generalforsamling. I den stiftende generalforsamling deltager så vidt muligt en fra sekretariatet.

§ 10. Lokale repræsentanter

1. HB kan, jf. vedtægternes § 22, udpege lokale repræsentanter. De lokale repræsentanter varetager forbundets interesser i en kommune, hvor der ikke i forvejen er en afdeling.

2. De lokale repræsentanter skriver og indsender en årsrapport inden udgangen af august måned. De inviteres endvidere til at deltage i Landsmødet.

§ 11. Temamøder/seminarer

HB foranlediger, at der afholdes længerevarende temamøder/seminarer om aktuelle emner efter behov. Udgifterne afholdes af forbundet.

§ 12. Ændringer i forretningsorden

Ændringer af forretningsordenen vedtages af HB, efter at forslag herom er optaget på dagsordenen og udsendt med denne.

Vedtaget af Hovedbestyrelsen 16. november 2013. Forretningsordenen afløser den hidtidige af 5. februar 2011.

 

Skriv en kommentar

Skriv på afdelingens side

Opret en profil - det tager 30 sekunder