Foto: Cyklistforbundet / Mikkel Østergaard

0
787

Forretningsorden

Forretningsordenen for Cyklistforbundet.

§ 1. Formål

Forretningsordenen uddyber de bestemmelser, der er givet i forbundets vedtægter § 14, stk. 3, jvf. §§ 17, 18, 19 og 20 (afdelinger) og § 22 (repræsentanter).

§ 2. Konstituering

1. Indtil Hovedbestyrelsen (HB) har konstitueret sig efter valg på landsmødet fortsætter de tidligere som hhv. næstformand og kasserer valgte, såfremt de er genvalgt til HB og ikke er valgt som landsformand.

2. Umiddelbart efter landsmødet inviterer landsformanden med mail til hele HB, kandidater til næstformand og kasserer, såfremt posterne skal besættes. Næstformand og kasserer vælges i lighed med landsformanden for en to årig periode. Udgår næstformand eller kasserer i valgperioden, vælges en ny på næstfølgende HB-møde. Der gives i den forbindelse en jobbeskrivelse og en angivelse af forventet tidsforbrug.

3. Det konstituerende møde i HB holdes senest 4 uger efter landsmødet.

4. På det konstituerende møde fremlægges kandidatliste. Under ledelse af landsformanden foretages afstemning om hver post for sig, idet landsformanden inden hver afstemning skaffer oplysning om, hvorvidt de foreslåede er villige til valg. Der er mulighed for at fremsætte yderligere forslag til kandidater under mødet. Valgene afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Valgene er skriftlige, hvis blot et enkelt HB-medlem ønsker det.

5. Bestyrelsen er loyal over for de beslutninger, som bestyrelsen træffer.

§ 3. Udvalg, task forces og interessegrupper under HB

1. Budgetudvalget (BU) har til opgave at udarbejde og følge op på Cyklistforbundets budget. BU består som minimum af kasserer og regnskabschef. Kassereren er født formand for udvalget.

2. Der kan bl.a. på opfordring fra medlemmer nedsættes andre udvalg under HB, når HB vurderer, at der er behov for et længerevarende fokus på et givent område. For at opnå den bedste udnyttelse af resurser og undgå dobbeltarbejde definerer HB i dialog med udvalgene den strategiske retning samt arbejds- og kompetenceområder for udvalg. HB har den overordnede beslutningskompetence over et udvalg; dog skal udvalget høres, inden HB træffer en beslutning på udvalgets vegne. Hvert udvalg fordeler selv arbejdet blandt dets medlemmer.

Udvalg kan i et vist omfang og efter nærmere aftale med HB få bistand fra sekretariatet. Referat fra udvalgsmøder skal sendes til deltagerne og HB senest 14 dage efter mødet og kan eventuelt offentliggøres på hjemmesiden. Udvalget inviterer med jævne mellemrum nye frivillige til at deltage i arbejdet. Udvalg kan i god tid (senest tre uger inden) søge om bevilling hos HB til dækning af udgifter, der ligger ud over mødeforplejning i Rømersgade eller overskrider 300 kr. Udvalg indsender hvert år en rapport om deres arbejde inden udløb af 1. kvartal. Udvalg har mulighed for via sekretariatet at få udsendt deres årsrapport til landsmødedeltagerne.

I forbindelse med det første HB møde efter landsmødet tilkendegiver udvalg, hvilke medlemmer de består af, og om disse ønsker at fortsætte. Landsformanden kontakter udvalg, som ikke er repræsenteret ved HB-mødet for at få status på udvalgets medlemmer.

3. HB kan udover udvalg desuden nedsætte tidsafgrænsede task forces til udførelse af konkrete arbejdsopgaver. Ved nedsættelse af en task force defineres samtidig opgaven, deadlines og eventuelt budget samt det ansvarlige HB-medlem. Øvrige frivillige inviteres til at deltage i task forces

4. Hvis en gruppe medlemmer har særlig interesse i et emne, kan der dannes interessegrupper, hvor udvalgte temaer kan debatteres og erfaringer udveksles. Sådanne interessegrupper har ikke til formål at supplere hovedbestyrelsens eller sekretariatets arbejde men alene at samle medlemmer med sammenfaldende interesser. Interessegrupper har ligesom udvalg og task forces mulighed for at låne lokaler i sekretariatet efter forudgående aftale, ligesom der kan laves aftale om moderat mødeforplejning.

5. Der henvises til Cyklistforbundets rejsepolitik vedrørende dækning af rejse og evt. ophold i forbindelse med møder. Medlemmer af HB eller andre frivillige kan deltage i relevante møder eller konferencer, såfremt sekretariatet ikke har mulighed for at deltage, eller hvis konferencen/mødet har interesse for en speciel (geografisk) målgruppe. I sådanne tilfælde inviterer sekretariatet den relevante målgruppe/person med beskrivelse af vilkårene for betaling, transportgodtgørelse, evt. overnatning mm. Der kan derudover gives tilskud til konferencedeltagelse el.lign. for HB-medlemmer efter ansøgning til HB i god tid (senest tre uger) inden konferencen/mødet.

6. For at opnå størst mulig vidensdeling samt for at retfærdiggøre Cyklistforbundets udgifter aflægger deltagere i konferencer/møder rapport i form af tre konkrete erfaringer. Erfaringerne deles senest 14 dage efter det pågældende arrangement på den interne Facebookgruppe og evt. direkte til HB og sekretariatet.

7. Ønsker et udvalg eller andre frivillige at benytte mødelokaler i Rømersgade sker det efter forudgående aftale. Den mødeansvarlige kontakter sekretariatet på mail i god tid (senest en uge før arrangementet) og orienterer om mødetidspunkt og antal mødedeltagere. Sekretariatet bekræfter, hvilket mødelokale der er mulighed for at stille til rådighed. Såfremt der er behov for hjælp til opsætning af it-udstyr, Skype, ekstra telefoner, mødeforplejning el.lign. skal dette beskrives specifikt i mailen til sekretariatet. Mødeforplejning holdes på et beskedent niveau som te/kaffe, småkager/frugt eller evt. sandwich til et gå-hjem-møde. Mødelokalet efterlades i ryddet stand. Foregår mødet uden for butikkens åbningstid, har den mødeansvarlige ansvaret for at sætte sig ind i rutinerne omkring alarmen og sikre, at kontor og butik efterlades aflåst med aktiveret alarm.

8. Ved uoverensstemmelser i udvalg eller task forces kan HB mægle.

9. Der opfordres generelt til mødedeltagelse via Skype, hvis muligt.  

§ 4. Repræsentation i the European Cyclists’ Federation – ECF

Landsformanden, et medlem udpeget af Hovedbestyrelsen udgør sammen med direktøren Cyklistforbundets repræsentanter ved ECF’s årsmøde. Hovedbestyrelsens udpegning af et medlem sker efter forslag fra Internationalt Udvalg i det omfang dette eller tilsvarende udvalg eksisterer.   

§ 5. Eksterne repræsentanter

1. Cyklistforbundets eksterne repræsentanter, som ikke udgør en del af sekretariatet, indsender hvert år en rapport om deres virke og eventuelle resultater i forbindelse med deres eksterne arbejde inden udløb af 1. kvartal.

2.Efter HB's konstituering udpeger HB forbundets eksterne repræsentanter for det følgende år. Landsformanden kontakter de eksterne repræsentanter, som ikke er repræsenteret ved HB-mødet.

§ 6. Kompetence

1. HB træffer nærmere afgørelse om uddelegering af arbejde og ansvar til afdelinger, repræsentanter og udvalg.

Udvalg og task forces nedsat af HB samt eksterne repræsentanter, som beskæftiger sig med sager af betydning for lokalområder, hvor der findes afdelinger eller repræsentanter, skal forhøre sig om de pågældende afdelinger/repræsentanters synspunkter og må ikke handle i strid med disse. Eventuelle tvister mellem landsdækkende udvalg og afdelinger/repræsentanter afgøres i HB.

2. Afdelingers og repræsentanters henvendelse til centrale offentlige myndigheder skal forinden forelægges sekretariatet. Henvendelse til lokale myndigheder og statslige myndigheders lokale repræsentanter om lokale spørgsmål besluttes af afdelinger og repræsentanter.

Afdelinger og repræsentanter kan fremføre synspunkter over for lokale myndigheder i nabokommunerne, hvor Cyklistforbundet ikke er repræsenteret. Dette skal dog være efter aftale med sekretariatet, bl.a. for at undgå dobbelthenvendelser.

3. Ved behandling af større sager og ved ændringer i Dansk Cyklist Forbunds politik på væsentlige områder skal de aktive inddrages i debatten.

§ 7. HB's møder

1. Mødeplan 
Der afholdes mindst 4 møder i HB pr år. På første ordinære HB-møde vedtager HB en mødeplan, som bringes på hjemmesiden.

2. Dagsorden
Landsformanden udarbejder sammen med direktøren et forslag til dagsorden, som udsendes med anmodning om bemærkninger og forslag til punkter, inden den endelige dagsorden inklusiv bilag udsendes senest til weekenden før mødet. Dagsordenen skal indeholde følgende faste punkter:
-          Godkendelse af dagsorden
-          Godkendelse af referat fra seneste HB-møde
-          Opfølgningspunkter fra seneste møde
-          Orientering fra direktør og landsformand
-          Opfølgning på indsendt orientering
-          Samarbejde med afdelinger/repræsentanter
-          Økonomi
-          Eventuelt
-          Opfølgningspunkter fra dette møde  
HBs medlemmer orienterer på mail forud for HB-mødet om aktiviteter i egne afdelinger, diverse møder m.m., så tiden på mødet benyttet til debat og fremadrettede aktiviteter. Punktet Opfølgning på indsendt orientering har til formål at samle op i forhold til emner, som kræver behandling af HB.
HB definerer udvalgenes opgaver og følger op på fremdriften under dette punkt

Udskudte sager fra forrige møde optages på dagsordenen. Hvis der på HB-mødet fremkommer sager af hastende karakter, kan disse optages til beslutning, selv om de ikke fremgår af den udsendte dagsorden.

3. Mødets afvikling
Afbud til HB-møder skal meddeles til sekretariatet og landsformanden, ligesom forsinkelser til et møde så vidt muligt meddeles pr. telefon eller sms til direktør eller landsformand. Møderne ledes af landsformanden eller i dennes fravær af næstformanden. Ved mødets afslutning gøres der status over de punkter, der må overføres til næste møde. HB-møderne kan overværes af medlemmerne, medmindre andet besluttes. Suppleanterne kan deltage i møderne på lige fod med HB-medlemmer, men har dog ikke stemmeret.

Kun tilstedeværende HB-medlemmer kan deltage i afstemninger. Fraværende HB-medlemmer og suppleanter kan indgive skriftlige kommentarer til dagsordenens punkter. Ved HB's behandling af vigtige sager, der er forberedt af udvalg, task force eller andre, kan den eller de, der har forberedt sagen, være repræsenteret på mødet under det behandlede punkt.

4. Referat
Der udfærdiges referat efter flg. retningslinjer: 
-          Præsentation af problemstillinger, herunder referencer.
-          Præsentation af væsentlige synspunkter i sagsbehandlingen.
-          Præsentation af beslutning, herunder reference til personer, udvalg eller lignende, der skal effektuere   beslutningen.
-          Referatet udfærdiges således, at det også er brugbart for personer uden for HB.
-          Referatet justeres af formanden inden mangfoldiggørelse og udsendes til HB senest 7 dage efter det afholdte HB-møde med 7 dages frist for kommentarer. Referatet godkendes endelig på det efterfølgende HB-møde og offentliggøres derefter på hjemmesiden.
-          Sager kan afgøres per e-mail.

§ 8. Budget og bevillinger

1. Budgettet godkendes af HB efter oplæg fra Sekretariatet og godkendes endeligt af landsmødet.

2. HB har den overordnede bevillingskompetence. BU bemyndiges til at bevilge penge til afdelinger, repræsentanter og udvalg i henhold til det vedtagne budget.  

3. BU udarbejder retningslinjer for ansøgningsprocessen, tidsfrister og kriterier for bevillinger. 

4. Sekretariatet orienterer om budgettets status på HB-møderne.

§ 9. Nye afdelinger

Ved oprettelse af en afdeling indkaldes skriftligt alle medlemmerne i afdelingens virkeområde til den stiftende generalforsamling. I den stiftende generalforsamling deltager så vidt muligt en medarbejder fra sekretariatet eller et HB-medlem.

§ 10. Information / kommunikation

Alle afdelinger samt lokale repræsentanter har adgang til at oprette en egen hjemmeside under Cyklistforbundets hovedside. Her findes kontaktinformation om afdelingen samt information om afdelingens aktiviteter. Alle afdelinger opfordres til at oprette en Facebookside og i øvrigt være aktive i den lokale debat via de medier, der er tilgængelige, samt at prioritere elektronisk kommunikation med medlemmerne fremfor papirbaserede nyhedsbreve, blade m.m.

§ 11. Lokale repræsentanter

1. HB kan, jf. vedtægternes § 22, udpege lokale repræsentanter. De lokale repræsentanter varetager forbundets interesser i en kommune, hvor der ikke i forvejen er en afdeling.

2.De lokale repræsentanter indsender en afrapportering af det lokale arbejde inden udgangen af 1. kvartal.

§ 12. Temamøder/seminarer

HB foranlediger, at der afholdes længerevarende temamøder/seminarer om aktuelle emner efter behov. Udgifterne afholdes af Cyklistforbundet.

§ 13. Ændringer i forretningsorden

Ændringer af forretningsordenen vedtages af HB, efter at forslag herom er optaget på dagsordenen og udsendt med denne.

Vedtaget af Hovedbestyrelsen den 2. september 2017. Forretningsordenen afløser den hidtidige af 16. november 2013.

Jette Gotsche

Hent forretningsorden her [PDF  79KB]

 

Skriv en kommentar

Skriv på afdelingens side

Opret en profil - det tager 30 sekunder