Guide til lokale nyhedsbreve

Det er ikke svært at sende gode, lokale nyhedsbreve ud via et almindeligt mailprogram. Her følger en guide til, hvordan I kan gøre, og hvad I skal være opmærksomme på.

Når I planlægger et nyhedsbrev til alle medlemmer i jeres område, skal der skrives indhold, og det skal sættes en email op.

Vi har samlet inspiration og anbefalinger til form, indhold, det grafiske og det praktiske med opsætning og udsendelse via et helt almindeligt mailprogram - samt en invitation til at blive en del af den lukkede Facebook-gruppe for lokale web/nyhedsbrevsredaktører i Cyklistforbundet.

Rigtig god fornøjelse med arbejdet.

FORMEN: Gode råd til at skrive

  • Skriv gerne ’personligt’, men ikke privat. Indled fx mailen med 'Kære medlem' - og skriv gerne 'du' i teksterne

  • Skriv så kort og præcist som muligt og link gerne videre til fx hjemmeside, debatsider eller en Facebook-event

  • Referater af fx en generalforsamling og andre længere tekster kan du vedhæfte som bilag og/eller lægge på afdelingssiden og linke til den

  • Sæt dig i modtagerens sted. Overvej hvilke informationer, der vil være interessante for dig, hvis du var 'almindeligt medlem' af Cyklistforbundet i jeres område. Husk, at det ikke er et 'bestyrelsesnyhedsbrev', men et nyhedsbrev, der går bredt ud

  • Husk, at du sender mailen ud til mange medlemmer, som du ikke kender personligt. Undgå derfor at skrive indforstået (fx ”vi mødtes hjemme hos Jens”). Tænk i stedet på at skrive inkluderende og få alle til at føle sig velkomne

  • Brug nyhedsbrevet til at skabe/fastholde interesse for 'cykelsagen' bredt set - modtagerne er jo medlemmer, som potentielt set kunne blive nye aktive i jeres afdeling

INDHOLD: Hvad kan I fortælle?

Find inspiration til jeres nyhedsmails her i emnebanken. Ikke alle emner skal med hver gang – vælg, hvad der er relevant for jer fra gang til gang.

  • Holdningsstof og cykelpolitisk stof - fx i form af en ’leder’: Cyklistforbundet i [afdelingsnavn] mener

  • Hvad sker der på cykelfronten i kommunen?

  • Indlæg fra lokale medlemmer (debat, kommentarer m.m.)

  • Kommende arrangementer i afdelingen – en cykeltur, et foredrag, event på gaden osv.

  • Fortæl om en god cykelrute i jeres område

  • Vis et godt lokalt cykelbillede

  • Kom med en opfordring til at følge jeres Facebookside, hvis I har sådan en. Alternativt kan I linke til Cyklistforbundets fælles Facebookside: facebook.dk/cyklistforbundet

  • Fortæl om landsdækkende kampagner og emner – gerne med en lokal vinkel, hvor det er muligt: Det kan fx handle om det lokale engagement i VI CYKLER TIL ARBEJDE eller Alle Børn Cykler.

  • Gå på opdagelse på Cyklistforbundet.dk og del indhold herfra - fx

  • Nyt fra bestyrelsen og afdelingen

DET PRAKTISKE: Grafisk opsætning og udsendelse

  • Send nyhedsbrevet ud via et helt almindeligt mailprogram. Indholdet skriver I inde i selve mailen - ikke i en vedhæftet PDF, som alt andet lige gør det mere bøvlet for jeres modtagere at læse jeres nyhedsbrev

  • I kan nøjes med tekst - eller supplere med billeder, som I sætter direkte ind i mailen. Brug funktionen 'Indsæt billede' i jeres mailprogram. Brug altid bredformat. Det fungerer bedst.

  • Skriv gerne bare et kort resume i nyhedsbrevet og link til 'hele historien' på jeres afdelingside.

  • Sæt det pænt op med en lidt større overskrift og ens afstand mellem historierne. Klik her og se et eksempel.

  • Det er vigtigt, at I arbejder med genkendelighed og tydeligt signalerer, at jeres afdeling er en del af en større sammenhæng. Sæt derfor hver gang både 'header' og 'footer' ind i henholdsvis top og bund af nyhedsbrevet (de grafiske elementer kan I downloade længere nede)

  • Brug altid en opdateret mail-adresseliste, som I rekvirerer via sekretariatet. Kontakt sekretariatet via post@cyklistforbundet.dk fx tre-fire hverdage før udsendelse, så også helt nye medlemmer er med

  • Sæt altid dig selv ind i modtagerfeltet og alle modtager-adresser ind i bcc-feltet – så kan modtagerne ikke se hinandens navne og mailadresser

  • Brug emnefeltet som 'reklame' for indholdet i dit nyhedsbrevet

  • Del eventuelt jeres modtagerliste op i 'portioner' og send ud i portioner frem for til alle modtagere i en og samme mail. Nogle mailprogrammer bryder sig ikke om såkaldte 'masseudsendelser' og straffer det med forsinkelse etc.

VIGTIGT: Slet adresselisten bagefter

Du skal slette adresselisten fra din egen mail og fra din computer, lige så snart du har sendt nyhedsmailen. Har du printet listen, skal du smide den ud.

Det skal du gøre på grund af GDPR-reglerne. Email-adresser er personlige data, som du ikke må opbevare, efter at du har brugt dem til dit formål (at udsende et nyhedbrev).

Det opfordres til ikke at dele adresselisten med andre, medmindre de står for den endelige udsendelse. Det betyder, at listen fx ikke bør deles til almindelig orientering i afdelingsbestyrelsen. Hvis du deler listen med andre, skal de også huske at slette den efter brug.

REDAKTØRNETVÆRKET

Der er pr. maj 2020 oprettet en Facebook-gruppe for webredaktører / nyhedsbrevsredaktører i Cyklistforbundets afdelinger. Her kan der udveksles viden og erfaringer om hjemmeside, udsendelse af nyhedsbreve og andet digitalt.

Kontakt sekretariatet, hvis du ønsker at blive medlem af gruppen.

Det finder du også på Frivilligportalen

Pressemanualen

Hvordan får I jeres initiativer omtalt i pressen - få gode råd i pressemanualen

Frivillighåndbogen

Bliv aktiv i cykelsagen. Gør en forskel i din kommune. Med vores håndbog kommer du godt i gang.

Kalender: Det sker lokalt

Cykelture, gør det selv-værksteder og debatmøder. Se, hvad der sker i Cyklistforbundets afdelinger.